問題解決する5つの手順紹介!課題解決を任され悩んでいるあなたへ

こんにちは、tomozoです。

今回は基本的な問題解決の手法について紹介したいと思います。

ビジネスマンの方は、勤続年数が増えてくると

会社や部署の問題を解決するように言われたりするのではないでしょうか？

しかし経験がないと何をしていいのか分からないし、だれも教えてくれません。

tomozo

私は全然分かりませんでした

教育がしっかりとした会社や優れた上司の元であれば学ぶことができますが、

ほとんどの人は教えてくれない環境ではないかと思います。

会社は学校とは違うって考えや自分から自分のスキルを人に提供しない人が多いです。

実践で学んでいくことなのですが、問題解決の基本的な方法を知らないままであれば、

非効率なやり方で問題解決に時間やコストを不必要に費やして苦労・損します。

私自身も日常的に色々な問題が発生していて、なかなかスムーズに

解決できないこともありますが、今回紹介する手順で取り組むようにしています。

論理的に問題を解決する方法を知れば、

効率よく問題を解決できる
上司や同僚から評価される
ビジネスだけでなくプライベートでも生かせる

ようになります。

この記事を読めば、問題解決の手順が分かるようになります。

「問題」と「課題」は違う

問題と課題って同じ意味って思っていませんか？

実は違いがあります。

問題	目標達成のために解決しなければいけないこと
課題	目標と現状の差となっている問題を解決するために行う具体的な行動

例えば、家庭の収支の場合

「目標」1か月の支出を25万円にする。

「現状」1か月の支出が30万円である。

「問題」目標よりも5万円多い。

「課題」固定費を削減する。娯楽費を削減する。

このように、目標と現状を把握し、何が問題であるのか考えて、

その問題を解決する課題を洗い出して、行動することが重要です。

よく若いビジネスマンで目標と現状を把握せずに、思いつくままにアクションをする人がいます。

それではいつまでもたどり着かない目標にむかって走り続ける可能性が高いです。

これってしんどいですよね。

目標・現状・問題・課題を整理するのが問題解決の近道です。

課題解決とは、正しい日本語？

「問題」と「課題」の言葉の意味は分かってもらえたと思います。

そうすると課題を遂行する、課題を達成するっていう使い方だと正しい日本語ですが、

「課題解決」って言葉なんだかおかしいですね。

この場合は「課題」　=　「問題」って理解しましょう。

「○○問題解決のために△△という課題を遂行し、××という目標を達成しましょう」

なんて言えるようになるとなんだか論理的で説得力が増した感じがしませんか？

このようにビジネスの場では、しっかりと意味を分かって言葉を使い分けられるようになれば、相手からも一目置かれるようになりますよ。

では、言葉の解説はこれくらいして、今回のメインテーマに進んでいきましょう。

問題解決の5つの手順

解決したい問題を明確にした後にすることは5つの手順があります。

その5つとは

問題の発生源を特定する
問題の原因を調べて、分析する
課題・解決策を考え設定する
課題・解決策を実行する
実行した結果を評価検証する

これだけ？って思う人もいると思いますが、項目としてはこれだけです。

すごく簡単ですね。

しかし、実際の現場になるとなかなか問題が解決しません。

なぜでしょう？

理由は、現場で起こる問題は非常に複雑で、色々な要因が絡み合っているのに

各項目を深堀りせずに思いつくままに行動し、同じようなことを繰り返して、

堂々巡りしていることが多いからです。

少し前にツイートしたんですが、田端大学のこの動画で私自身なるほど～って思ったので

リーダーやマネージャーをされている方は参考になると思います。

「リーダーは問題を定義できる人！」

「マネージャーはその問題を解く人！」

だそうです。

ちょうどリーダーをやっているのですごく勉強になりました！！

おススメ動画です。

リーダーは問題提起し、チームを目標に向かって引っ張っていく。マネージャーとは違うって聞いてスッキリしました。 https://t.co/L6GOP8Ghv0

— Tomozo＠ライティングスキル猛勉強中 (@legacy_tomo) September 16, 2020

何でも一人で抱え込まずに、組織・チームで問題を解決していく体制が必要です。

では、1項目ずつ見ていきましょう！

1.問題の発生源を特定する

まずは、なぜ目標と現状にギャップがある問題が起きているのか発生源を考え特定しましょう。

例えば、

例題1：製品が時々正常に動作しない時がある。

この時の発生原因を考えてみます。

そもそも製品自体に不具合がある=>部品の欠陥？設計上の欠陥？
使い方に問題がある=>使用環境？操作間違い？製品寿命？

例題2：ある部署の業務が納期に間に合わないことが多く会社的な問題になっている。

この時の発生原因を考えてみます。

納期設定に問題がある、業務量に対し人が足りない
担当部署・人のスキルの問題
業務がマニュアル化されていない

このように少し考えただけでも問題に対して発生源と考えられることはこれだけあり

細かく分けていくと膨大な量になるケースもあります。

できる限り多くの情報を素早く収集し、発生源を特定しましょう。

机上で考えるより、

現場・現物を実際にみて確認
ヒアリング
類似事例を探す

などが一番近道と思います。

2.問題の原因を調べて、分析する

発生源が特定できたら、具体的な原因を調べて分析しましょう。

この手法には、大きく分けて3つの手法があります。

論理ピラミッド
ロジックツリー
原因と結果の因果関係図

各項目を詳しく説明するとそれだけで記事になるくらいかなりのボリュームになるので、

今回は私自身よく使っている論理ピラミッドとロジックツリーについて簡単に考え方を説明します。

論理ピラミッド

論理ピラミッドとは、ピラミッドストラクチャーともいわれ、全体の結論をピラミッドの頂点として、

その下にサブの論点を並べていきます。

この時、MECEと呼ばれる重複・漏れのないサブの論点にするのがコツです。

この方法を用いれば、何かを主張する際に、その主張の説得力を高めることができます。

図で書くとこのような感じになります。

少し余談ですが、

論理的思考・ロジカルシンキングでよく言われますが、主張や報告をするときは、まず結論をいうこと！

その後、理由を3つ挙げて、だからこの結論なのです。

ということで説得性が増します。

2つで4つでもなく3つというところがちょうどいい量といわれます。

ロジックツリー

ロジックツリーとはツリー状に問題を分解し、その原因や解決策を探すのに使われます。

ロジックツリーにはイシューツリーやWhy(ホワイ)ツリーなどいくつかの種類があり、

ビジネスで問題解決する場合はホワイツリーがおすすめです。

ホワイツリーは具体的には下のような絵で描かれ、

ある問題に対して原因をあげていき、根本原因を考えるのに使えます。

洗い出す時に左から右に2層目、3層目ととすると、原因レベルの階層をそろえるのを意識するのがコツです。

以上のような考えを整理するための手法がこの他にもあるので、一度自分で試してみて

使いやすいと思うものをどんどん使ってみてください。

こればっかりは実践で何度も経験を積まないと身に付きませんが、

一度身に付けると将来ずっと使えます。

論理的思考を身に付けるには20代など若い人ほど身に付けやすいそうです。

tomozo

マインドマップのツールや表計算ソフトが書きやすいですよ

3.課題・解決策を考えて設定する

原因が分かり分析が終わったら、いよいよ解決策を考えます。

解決策はできるだけ多く出したほうがいいです。

出てきた解決策に対し、

効果の期待値
検証までにかかる時間
検証に必要なコスト

を算出します。

具体的な数値で出せればいいですが、困難な場合は相対的に〇(3点)△(2点)×(1点)でランクを付けます。

例えば、下の表のように解決案が4つ出て、それぞれをランク付けすると下の表のようになりました。

解決策	優先度1 効果の期待値	優先度2 検証にかかる時間	優先度3 検証に必要なコスト	合計点
解決案1	〇3	×1	×1	5
解決案2	△2	〇3	×1	6
解決案3	〇3	△2	△2	7
解決案4	×1	〇3	〇3	7